Es ist der erste Tag deines Praktikums, deine Kollegen schwirren durchs Unternehmen und du konzentrierst dich auf deine aktuelle Aufgabe. Da klingelt plötzlich das Telefon, dessen Existenz du bis dahin noch gar nicht richtig wahrgenommen hattest – Hilfe! Was nun? Jetzt bloß keinen Fehler machen. Leichter gesagt als getan. Da vergisst man nach dem Namen zu fragen, hat keinen Stift für eine Notiz zur Hand oder ist völlig planlos, wie ein Anruf weitergeleitet wird. Gut, dass wir Telefonprofis unter uns haben, die euch ihre Tipps fürs richtige Telefonieren verraten.

Fehler 1: Mitschreiben und Nachfragen vergessen

Egal, ob du einen Anruf annimmst oder heraustelefonierst: Notizen machen gehört dazu. Es gibt kaum eine größere Peinlichkeit, als einen Rückrufwunsch an deinen Chef weiterzugeben und dann Name und Telefonnummer des Ansprechpartners nicht notiert zu haben. Besorg dir deshalb gleich am ersten Tag Schreibutensilien, z. B. Post-its, welche immer an deinem Platz liegen.

Ich weiß noch genau, wie ich nach meinem ersten Telefonat als Praktikantin auflegte und ungefähr eine Sekunde später realisierte, dass ich vergessen hatte, nach Namen und Telefonnummer zu fragen.

Johanna – ehemalige Praktikantin

Aber auch selbst einen Anruf hinausgesendet zu haben und später nicht mehr zu wissen, mit wem genau man das Vergnügen hatte, kann unangenehm enden. Und wenn du mal den Namen nicht gleich verstanden hast: Einfach nachfragen, zur Not buchstabieren lassen.

Fehler 2: Mit der Technik nicht vertraut sein

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„Gerne leite ich Sie an meinen Kollegen weiter!“ Ups, weggedrückt. Egal ob Rufumleitung oder Stummstellen – du solltest die Funktionen deines Telefons kennen. Lass sie dir deshalb unbedingt erklären. Mitschreiben ist dabei erwünscht.

Fehler 3: Die Telefonnummern nicht kennen

„Wie kann ich Ihren Kollegen XY erreichen?“ Eine häufige Frage, die dir als Praktikant am Telefon gestellt wird. Gut, wenn man eine Telefonliste mit den wichtigsten Durchwahlen zur Hand hat. Und auch deine eigene Nummer und Kontaktdaten wie deine berufliche Mailadresse solltest du kennen und am Telefon parat haben. Zur Not: Einfach auf ein Post-it schreiben und an den Monitor kleben.

Fehler 4: Einen Anrufer falsch begrüßen

Das Klingeln des Telefons hat dich kalt erwischt und du hast keine Ahnung, wie du dich melden sollst? Mit deinem Namen? Mit dem vom Unternehmen? Sag ich einfach nur „Hallo“ oder doch besser „Guten Tag“?

Es kommt oft vor, dass wir mit Praktikanten sprechen, die nicht mit dem Firmen- sondern mit ihrem Privatnamen ans Telefon gehen. Das sorgt immer für Verwirrung.

Bettina – Partnermanagerin bei meinpraktikum.de

In der Regel nennt man erst den Firmennamen, dann den eigenen Namen und grüßt schließlich mit einem freundlichen „Guten Tag, wie kann ich Ihnen helfen?“

Fehler 5: Nichts über die Firmenkunden wissen

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„Wenn einer anruft – ich bin nicht da!“ So lautet eine typische Arbeitsanweisung. Doch was, wenn man versehentlich einem wichtigen Kunden vor den Kopf stößt oder beim Versuch, den Anrufer abzuwimmeln, unglaubwürdig ist?

Ich merke meistens ziemlich schnell, wenn der Praktikant den Auftrag hat, einen Anruf nicht durchzustellen. Das ärgert mich besonders dann, wenn ich weiß, dass ich nur aus Unwissenheit nicht weitergeleitet werde. Die Praktikanten können oft nichts dafür, sie werden nicht immer optimal auf Anrufe vorbereitet.

Bettina – Partnermanagerin bei meinpraktikum.de

Deshalb besser nachfragen, welche unterschiedlichen Kontakte anrufen und für wen man immer eine Ausnahme machen sollte. Wem das Flunkern schwerfällt, der sollte sich eine starke und glaubwürdige Ausrede zurechtlegen.

Fehler 6: Telefon einfach klingeln lassen

Du hast gemerkt, nicht immer läuft beim Telefonieren alles glatt. Trotzdem ist einer der größten Fehler, den du machen kannst, gar nicht erst dranzugehen. Also nur Mut und ran ans Telefon!

Dir fehlt zu unseren Tipps jetzt nur noch der Praktikumsplatz? Dann ist jetzt erst recht die Zeit, zum Hörer zu greifen und dir das passende Praktikum zu schnappen!

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